Demandes entrantes
Qualifier en quelques minutes les demandes formulaire, email et téléphone, et préparer une première réponse cadrée.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Dans beaucoup de centres de formation, le flux de demandes entrantes (formulaire de site, email générique, message LinkedIn, appel transféré) tombe sur la même boîte ou la même personne. Chaque demande exige une qualification minimale (qui demande quoi, pour quelle formation, finançable comment) avant de pouvoir être traitée.
Quand le volume monte, deux scénarios reviennent souvent : soit la qualification se fait dans la précipitation et certaines demandes mal cadrées se perdent, soit elle prend du temps et la réponse arrive trop tard. Le workflow décrit ici est conçu pour absorber la qualification de premier niveau, sans retirer la décision finale à un humain.
Ce que fait le workflow
- Lit chaque demande entrante (texte libre, formulaire, transcription d'appel courte) et en extrait les informations utiles : type de formation visée, profil du demandeur, financement potentiel, urgence exprimée.
- Compare la demande à votre catalogue et propose la ou les formations les plus pertinentes, avec une note de confiance.
- Rédige un brouillon de première réponse personnalisé, dans votre voix, qui pose les questions manquantes et oriente vers la suite (devis, RDV, documentation).
- Pose un drapeau si la demande sort du périmètre habituel ou si une vigilance est nécessaire.
- Tout est présenté à un humain pour validation. Aucune réponse ne part sans relecture.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Une demande arrive (formulaire site, email à l'adresse contact, message reçu via un canal connu).
- 2
Analyse
Le workflow extrait les informations clés et les compare au catalogue formations.
- 3
Action
Un brouillon de réponse personnalisé est généré, avec les pièces complémentaires suggérées.
- 4
Validation humaine
La personne en charge relit, ajuste si besoin, valide ou rejette avant envoi.
- 5
Suivi
La demande validée et la réponse sont enregistrées dans votre outil de suivi pour relance ultérieure.
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›Boîte email professionnelle (Gmail, Outlook, autre)
- ›Formulaire de site (intégration possible selon votre stack web)
- ›CRM ou tableur de suivi (Notion, Airtable, Google Sheets, Pipedrive, HubSpot, autre)
- ›LMS / GED Qualiopi (Digiforma, Dendreo, autre — intégration à étudier au brief)
- ›Slack, Teams ou autre messagerie d'équipe pour notifier la validation à faire
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Relances apprenants et dossiers incomplets
Identifier les pièces manquantes par dossier et préparer des relances personnalisées, sans tableur chaotique.
Génération des documents de formation
Produire convocations, conventions, programmes et attestations à partir des données de session, sans copier-coller.
Suivi administratif et préparation Qualiopi
Aider à organiser au fil de l'eau les preuves attendues par le référentiel Qualiopi, sans rush avant l'audit.