Relances apprenants et dossiers incomplets
Identifier les pièces manquantes par dossier et préparer des relances personnalisées, sans tableur chaotique.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Cas fréquent dans les structures qui gèrent des sessions multiples avec des financements variés : chaque apprenant doit fournir un ensemble de pièces (CV, justificatif d'identité, attestation de financement, convention signée, livret d'accueil, questionnaire d'entrée). Le suivi se fait souvent dans un tableur partagé que personne ne tient à jour de la même manière.
Le workflow décrit ici reprend la liste des pièces attendues par session ou par financement, identifie ce qui manque par apprenant à l'instant T, et prépare des relances personnalisées que l'équipe valide avant envoi.
Ce que fait le workflow
- Reprend votre liste de pièces attendues par type de session ou par financement — vous nous la donnez, on la traduit en règles.
- Compare l'état réel des dossiers aux pièces attendues, par apprenant.
- Génère pour chaque apprenant en retard une relance personnalisée (email, SMS court, message LMS) qui rappelle exactement ce qu'il manque, dans votre voix.
- Hiérarchise par urgence (entrée en formation imminente, dossier OPCO bloquant, etc.).
- Toutes les relances sont en brouillon. Un humain valide avant envoi.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Un rythme régulier (ex. une fois par jour) ou un événement (apprenant inscrit, session démarrée).
- 2
Analyse
Lecture de l'état des dossiers et comparaison à la liste de pièces attendues.
- 3
Action
Génération d'un brouillon de relance personnalisé pour chaque apprenant en retard.
- 4
Validation humaine
L'équipe relit la liste des relances, ajuste, valide ou écarte. Envoi groupé après validation.
- 5
Suivi
Mise à jour automatique du suivi (qui a été relancé, quand, sur quelles pièces).
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›Tableur de suivi actuel (Google Sheets, Excel, Airtable, Notion)
- ›LMS / GED Qualiopi (Digiforma, Dendreo, autre — intégration à étudier au brief)
- ›Boîte email d'envoi (Gmail, Outlook, autre)
- ›Outil SMS si pertinent (Brevo, OVH SMS Pro, autre — selon vos pratiques)
- ›Slack ou Teams pour notifier l'équipe quand des relances sont prêtes à valider
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Demandes entrantes
Qualifier en quelques minutes les demandes formulaire, email et téléphone, et préparer une première réponse cadrée.
Génération des documents de formation
Produire convocations, conventions, programmes et attestations à partir des données de session, sans copier-coller.
Suivi administratif et préparation Qualiopi
Aider à organiser au fil de l'eau les preuves attendues par le référentiel Qualiopi, sans rush avant l'audit.