Suivi administratif et préparation Qualiopi
Aider à organiser au fil de l'eau les preuves attendues par le référentiel Qualiopi, sans rush avant l'audit.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Beaucoup de centres de formation préparent leurs preuves Qualiopi en mode rush, dans les semaines qui précèdent l'audit. Les pièces sont éparpillées entre tableurs, mails, dossiers Drive et logiciel métier ; les retrouver à temps mobilise plusieurs personnes pendant plusieurs jours.
Le workflow décrit ici aide à organiser ces preuves au fil de l'eau, à signaler ce qui manque par session ou par critère, et à structurer un dossier consultable. Il ne se substitue pas à un référent Qualiopi, ne garantit pas la conformité et ne remplace pas l'audit.
Ce que fait le workflow
- Reprend votre cartographie de preuves attendues par critère / indicateur — vous la fournissez, ou nous la co-construisons à partir du référentiel.
- Suit la collecte des preuves au fur et à mesure des sessions (présences, attestations, évaluations, résultats).
- Signale les pièces manquantes ou tardives, par session et par critère.
- Structure un dossier consultable, avec liens vers les fichiers d'origine, prêt à être présenté à un référent ou à un auditeur.
- L'équipe et le référent Qualiopi gardent la main sur les arbitrages. Aucune décision de conformité n'est prise par le workflow.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Un événement de cycle (session démarrée, session clôturée, audit programmé) ou un rythme régulier.
- 2
Analyse
Comparaison entre l'état des preuves disponibles et la liste attendue par critère.
- 3
Action
Mise à jour du dossier de preuves, signalement des éléments manquants, génération de récapitulatifs.
- 4
Validation humaine
Le référent Qualiopi (interne ou externe) valide les arbitrages et les compléments à fournir.
- 5
Suivi
Trace consultable des actions, archivage, préparation des dossiers d'audit.
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›LMS / GED Qualiopi (Digiforma, Dendreo, autre — intégration à étudier au brief)
- ›Stockage de preuves (Google Drive, OneDrive, Dropbox, dossier serveur)
- ›Tableur de suivi (Google Sheets, Excel, Airtable, Notion)
- ›Email professionnel pour les relances vers formateurs et apprenants
- ›Outil de signature électronique si pertinent
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Demandes entrantes
Qualifier en quelques minutes les demandes formulaire, email et téléphone, et préparer une première réponse cadrée.
Relances apprenants et dossiers incomplets
Identifier les pièces manquantes par dossier et préparer des relances personnalisées, sans tableur chaotique.
Génération des documents de formation
Produire convocations, conventions, programmes et attestations à partir des données de session, sans copier-coller.