Génération des documents de formation
Produire convocations, conventions, programmes et attestations à partir des données de session, sans copier-coller.
à partir de 490 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Beaucoup de centres de formation reproduisent, session après session, le même cycle de documents : convocations, conventions, programmes détaillés, livrets d'accueil, attestations de fin de formation. La trame existe souvent — elle dort dans un Word ou un Drive — mais le remplissage reste manuel, par copier-coller depuis un tableur de session.
Le workflow décrit ici génère ces documents à partir de vos modèles existants et des données de session, en produisant des fichiers prêts à relire et signer. Il ne remplace pas vos modèles, il les remplit.
Ce que fait le workflow
- Reprend vos modèles existants (Word, Google Docs, PDF formulaires) — vous les fournissez, on les configure.
- Lit les données de session (date, durée, lieu, formateur, programme, liste apprenants, financement).
- Génère les documents nécessaires en un lot, au format demandé (Word, PDF, ou les deux).
- Place les fichiers dans une arborescence claire, dossier par session, prêts à être relus, signés et envoyés.
- L'équipe relit chaque document avant envoi. Pas d'envoi automatique aux apprenants ou employeurs.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Une nouvelle session est créée, ou une demande manuelle de régénération est faite.
- 2
Analyse
Lecture des données de session et identification des documents nécessaires.
- 3
Action
Génération d'un lot de documents personnalisés à partir de vos modèles.
- 4
Validation humaine
Relecture par votre équipe : ajustements, signature, et envoi quand tout est prêt.
- 5
Suivi
Trace des documents générés et envoyés, archivage simplifié.
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›Vos modèles actuels (Word, Google Docs, PDF formulaires) — fournis par vous
- ›Source de données session (Google Sheets, Excel, Airtable, Notion, ou LMS — à valider au brief)
- ›Stockage cible (Google Drive, OneDrive, Dropbox, ou dossier serveur)
- ›Outil de signature électronique si pertinent (Yousign, Universign, DocuSign — selon vos pratiques)
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 490 € HT
Environ 3 à 5 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Demandes entrantes
Qualifier en quelques minutes les demandes formulaire, email et téléphone, et préparer une première réponse cadrée.
Relances apprenants et dossiers incomplets
Identifier les pièces manquantes par dossier et préparer des relances personnalisées, sans tableur chaotique.
Suivi administratif et préparation Qualiopi
Aider à organiser au fil de l'eau les preuves attendues par le référentiel Qualiopi, sans rush avant l'audit.