Service fait, CPF/EDOF, OPCO et facturation
Identifier les sessions à facturer, préparer les justificatifs financeurs, alerter sur les retards, suivre l'encaissement.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Le cycle service fait → facturation est l'un des plus pénibles côté organismes de formation privés. Multiplier les sources de financement (CPF via EDOF, OPCO selon les financeurs accord-cadre, facturation directe pour les entreprises, autofinancement) génère vite des retards d'encaissement de plusieurs semaines si une étape glisse. Repérer les sessions terminées, vérifier que toutes les pièces (émargements, certificat de réalisation, attestation de présence, évaluation des acquis) sont au bon endroit, déclencher la facturation, déposer le dossier sur le bon portail, suivre la prise en charge — chacune de ces étapes ressort dans la liste des tâches qui consomment du temps.
Le workflow décrit ici aide à orchestrer ce cycle : il signale les sessions arrivées au stade service fait, prépare les justificatifs attendus par chaque type de financeur, alerte sur les dossiers bloqués, et tient un état d'encaissement consultable. La facturation et le dépôt sur portail restent validés et exécutés par votre équipe.
Ce que fait le workflow
- Détecte les sessions arrivées au statut service fait (date de fin atteinte, émargements complets, certificat de réalisation prêt, évaluation des acquis enregistrée).
- Liste pour chaque session le financeur concerné (CPF via EDOF, OPCO, employeur direct, autofinancement) et les pièces justificatives attendues correspondantes.
- Signale les pièces manquantes ou non conformes avant déclenchement de la facturation, et prépare une relance ciblée si besoin.
- Prépare un brouillon de demande de paiement / dossier de dépôt portail avec récapitulatif des pièces, à valider avant envoi.
- Tient à jour un état de suivi cash : facturé, en attente de prise en charge, encaissé, en retard — consultable par votre équipe.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Une session se termine, ou un rythme régulier (par exemple en fin de chaque session, hebdomadaire pour le suivi cash).
- 2
Analyse
Vérification des pièces service fait, identification du financeur et des justificatifs attendus.
- 3
Action
Brouillon de demande de paiement ou dossier de dépôt préparé, état d'encaissement mis à jour, alertes ciblées.
- 4
Validation humaine
Votre équipe relit, dépose sur le portail concerné (EDOF, OPCO, autre) ou envoie la facture, suit les retours.
- 5
Suivi
Tableau de bord cash consultable, archivage des justificatifs envoyés, historique des prises en charge par financeur.
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›LMS / GED Qualiopi (Digiforma, Dendreo, Ammon, autre — intégration à étudier au brief)
- ›Portail EDOF / Mon Compte Formation (préparation des dossiers, dépôt manuel — pas d'API publique stable garantie)
- ›Portails OPCO (chaque OPCO a son propre fonctionnement — préparation des dossiers, dépôt selon le portail)
- ›Outil de facturation (Pennylane, Tiime, Sage, QuickBooks, Sellsy, autre)
- ›Tableur ou base de suivi cash (Notion, Airtable, Google Sheets)
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Relances apprenants et dossiers incomplets
Identifier les pièces manquantes par dossier, suivre les statuts apprenants, préparer des relances validées avant envoi.
Génération des documents de formation
Produire conventions, convocations, programmes, attestations, certificats de réalisation, émargements et pièces financeurs.
Qualiopi vivant : preuves, satisfaction, réclamations, amélioration
Documenter au fil de l'eau preuves, enquêtes satisfaction, réclamations, aléas et actions d'amélioration — sans rush avant l'audit.