Suivi administratif et justificatifs
Collecter, classer, signaler les pièces manquantes et préparer les relances.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Les documents administratifs (factures, justificatifs, attestations, pièces fournisseurs ou clients) sont souvent dispersés entre boîtes email, dossiers Drive, GED et logiciels métier. Identifier ce qui manque, ce qui est en retard, ce qu'il faut réclamer, prend du temps et mobilise une personne qualifiée sur des tâches répétitives.
Le workflow décrit ici collecte et classe les documents au fur et à mesure de leur arrivée, signale les pièces manquantes, prépare les relances et tient à jour un tableau de suivi simple.
Ce que fait le workflow
- Reprend votre liste de pièces attendues (par fournisseur, par client, par dossier).
- Classe les documents reçus selon vos catégories.
- Signale les pièces manquantes par dossier et par échéance.
- Prépare des brouillons de relances ciblés, à valider avant envoi.
- Tient à jour un tableau de suivi consultable par votre équipe.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Un document arrive (email, dépôt manuel, scan), ou un rythme régulier de revue.
- 2
Analyse
Lecture, classement et comparaison à la liste de pièces attendues.
- 3
Action
Mise à jour du tableau de suivi et préparation des relances utiles.
- 4
Validation humaine
Vous relisez les relances et choisissez ce qui part.
- 5
Suivi
Tableau consultable, archivage des pièces, historique des actions.
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›Boîte email pour les documents reçus
- ›Stockage et arborescence (Google Drive, OneDrive, Dropbox, dossier serveur)
- ›Outil comptable ou GED si pertinent (Pennylane, Tiime, autre — à valider au brief)
- ›Tableur ou base de suivi (Notion, Airtable, Google Sheets)
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Tri et traitement des emails opérationnels
Classer les emails partagés, identifier les urgences, préparer les réponses et router vers la bonne personne.
Reporting d'activité hebdomadaire
Préparer chaque semaine une synthèse claire des sujets en cours, blocages, chiffres clés et priorités.
Coordination équipes et fournisseurs
Suivre les demandes, préparer les relances, alerter quand une action bloque, tenir à jour un état d'avancement.