Tri et traitement des emails opérationnels
Classer les emails partagés, identifier les urgences, préparer les réponses et router vers la bonne personne.
à partir de 790 € HT
Prix indicatif — confirmé après brief
Problème résolu
Les boîtes email partagées (contact@, info@, sav@, achats@) deviennent vite un point de friction : demandes internes, clients, fournisseurs, administratif. Le tri prend du temps en début de journée, certaines demandes urgentes sont noyées, et la responsabilité de réponse n'est pas toujours claire.
Le workflow décrit ici classe les emails entrants par type, identifie les urgences, prépare des brouillons de réponse pour les cas standards et alerte la bonne personne pour les cas qui demandent une intervention humaine spécifique.
Ce que fait le workflow
- Lit chaque email entrant et le classe selon vos catégories (client / fournisseur / interne / administratif / autre).
- Identifie l'urgence à partir des signaux explicites (mots-clés, références, échéance mentionnée).
- Prépare un brouillon de réponse pour les cas standards (accusé de réception, demande d'informations complémentaires, redirection).
- Route vers la bonne personne ou le bon outil de suivi pour les cas qui demandent une intervention spécifique.
- Aucun envoi automatique. Toute réponse passe par une validation avant départ.
Le workflow en cinq temps
Déclencheur → Analyse → Action → Validation humaine → Suivi
- 1
Déclencheur
Un email arrive dans la boîte partagée.
- 2
Analyse
Classement, identification de l'urgence, lecture du contexte.
- 3
Action
Brouillon de réponse ou notification à la bonne personne.
- 4
Validation humaine
Le brouillon est validé, ajusté si besoin, puis envoyé.
- 5
Suivi
Trace dans votre outil de suivi (CRM, ticketing, tableur).
Outils possibles
Liste indicative des outils avec lesquels ce workflow peut être connecté. Le périmètre exact est validé au brief, en fonction de votre stack et des intégrations réellement disponibles.
- ›Boîte email professionnelle (Gmail, Outlook, autre)
- ›Outil de ticketing si vous en utilisez un (Front, Help Scout, Zendesk, autre)
- ›Slack ou Teams pour les notifications d'équipe
- ›Tableur ou base de suivi (Notion, Airtable, Google Sheets)
Aucune intégration native n'est promise sans vérification. Si une intégration n'est pas viable, nous proposons une alternative honnête au brief.
Ce qui est inclus
Workflow configuré dans vos outils
Connecté à votre stack actuelle, prêt à utiliser dès la fin du déploiement. Pas de nouvel outil imposé sauf nécessité validée avec vous.
Règles métier adaptées
Votre voix, vos cas d'exception, vos critères de qualité encodés explicitement.
Tests sur cas réels ou scénarios fournis
Calibrage sur 3 à 5 dossiers anciens fournis par vos soins, avant mise en service.
Documentation interne
Mode d'emploi écrit pour votre équipe, lisible sans nous, conservable dans la durée.
Mini-formation équipe
1 h par workflow, en visio ou présentiel, pour les personnes qui l'utiliseront.
Support initial 30 jours
Réponses aux questions, ajustements mineurs et corrections de réglage au démarrage.
Prix indicatif
à partir de 790 € HT
Environ 5 à 10 jours de déploiement
Prix indicatif, confirmé après un brief de 30 minutes selon vos outils, vos volumes et le niveau d'intégration nécessaire.
Maintenance optionnelle à partir de 99 € / mois (évolutions, ajustements, ajout de cas d'usage).
Trois manières d'avancer.
Si ce workflow vous parle, ceux-ci aussi :
Suivi administratif et justificatifs
Collecter, classer, signaler les pièces manquantes et préparer les relances.
Reporting d'activité hebdomadaire
Préparer chaque semaine une synthèse claire des sujets en cours, blocages, chiffres clés et priorités.
Coordination équipes et fournisseurs
Suivre les demandes, préparer les relances, alerter quand une action bloque, tenir à jour un état d'avancement.