Quand un assistant documentaire est-il pertinent ?
Il est à étudier si des questions reviennent et si les réponses existent dans des documents maintenus. Si les documents se contredisent ou ne sont pas à jour, commencez par clarifier les sources. Une recherche classique peut suffire pour retrouver un fichier ; le besoin de synthèse doit justifier la génération d’une réponse.
- Exemple de cadrage : retrouver la procédure applicable à une demande de support.
- Exemple de cadrage : répondre à une question interne avec le passage du manuel et sa version.
- Ces exemples sont des scénarios possibles, pas des résultats client documentés.
Préparer le corpus et les accès
Listez les dossiers, formats, versions, propriétaires et groupes autorisés. Identifiez les PDF scannés, les tableaux et les documents contradictoires qui devront être traités. Faites préciser la prise en compte des suppressions et des changements de droits.
- Nommer la source de référence lorsqu’il existe plusieurs versions.
- Définir qui ajoute, corrige et retire un document.
- Tester les accès avec plusieurs rôles, y compris un compte non autorisé.
Ce qu’un pilote doit permettre de vérifier
Préparez avec les utilisateurs des questions courantes et des cas difficiles. Conservez une réponse attendue et son document de référence. Convenez des critères avant la démonstration et réservez des exemples que le prestataire n’a pas préparés.
Faites défiler le tableau horizontalement pour lire toutes les colonnes.
| Cas à tester | Comportement attendu | Preuve à examiner |
|---|---|---|
| Information présente | Réponse fidèle et passage source accessible | Document, version et extrait correspondant |
| Information absente | Absence signalée, sans réponse inventée | Question non couverte par le corpus |
| Deux documents contradictoires | Conflit signalé ou règle de priorité explicitée | Sources et dates utilisées |
| Document non autorisé | Aucune divulgation du contenu | Même question testée avec deux rôles |
| Document modifié ou supprimé | Réponse actualisée dans le délai convenu | Test après modification de la source |
Les postes à faire chiffrer
Demandez de séparer l’inventaire et la préparation des documents, les connecteurs, la recherche, la génération, l’interface, les droits, la recette et la formation. Ajoutez l’hébergement, les consommations, la mise à jour de l’index et le support. Nous ne disposons pas d’un échantillon comparable permettant d’annoncer un prix moyen.
- Indiquer le volume du corpus et la fréquence des modifications.
- Préciser les utilisateurs, leurs rôles et le nombre de questions prévu.
- Faire chiffrer l’ajout d’une source et la reprise des données en fin de contrat.
Choisir une équipe et préparer l’exploitation
Demandez une démonstration sur des documents représentatifs, avec des droits distincts et une mise à jour de source. Identifiez le responsable du corpus dans votre entreprise et celui du support chez le prestataire. La maintenance doit couvrir les erreurs de recherche et de réponse, les connexions et les changements de documents.
Questions à poser avant de choisir un prestataire
- Quels documents et quelles versions seront indexés ?
- Comment les droits de lecture sont-ils appliqués ?
- Comment signalez-vous une réponse non étayée ?
- Sous quel délai une suppression est-elle répercutée ?
- Qui corrige une source et qui corrige un défaut du système ?
Sources, méthode et citation
Guide éditorial Entreprise.ai pour préparer une décision. Les exemples servent à expliquer une méthode ; ils ne constituent pas une garantie de prix, de conformité ou de résultat. Les offres des prestataires sont attribuées et datées sur leurs fiches.
- CNIL — questions-réponses sur l’utilisation d’un système d’IA générative — Source institutionnelle ; la grille de tests reste une proposition Entreprise.ai. Consulté le .
Entreprise.ai, « Assistant IA sur vos documents : cadrer un projet RAG », mise à jour du 22 septembre 2026. https://entreprise.ai/cas-usages/rag-base-documentaire
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